Lo que necesitamos saber antes de organizar un evento

Parece obvio que antes de plantearnos hacer un evento nos hagamos las preguntas básicas para que este resulte todo un éxito, ¡pero no! En ocasiones, se hace evidente la ausencia de alguna de estas cuestiones básicas.

Alvar Camero, profesor de la Escuela Internacional de Protocolo, publicó un post donde explica y resumen las 5 preguntas que todo organizador debería hacerse antes de comenzar y que a continuación comparto con vosotros. Espero que os sea de ayuda.

Las cinco uves dobles de los eventos ( 5 w´s) (pinchar en el enlace para ir al artículo original en el Aula de Protocolo) 

Lo primero que debemos plantearnos antes de gestionar cualquier tipo de evento son las cinco uves dobles (5 w´s). Ellas nos darán la guía de cómo guiar dicho acontecimiento.

Estas son:

1º- ¿Por qué se realiza este evento? (why?)

No es lo mismo hacer un evento para vender que para recaudar fondos, o un para publicitar una marca que para lanzarla al mercado.

Tenemos que conocer la razón por la cual estamos haciendo lo que hacemos, es decir, cuales son los motivos de nuestro cliente o empresa para hacer esta inversión.

2º-¿Quiénes son las partes implicadas? ( Who?)

En el amplio abanico de posibilidades podemos encontrarnos con un dispar y desigual número de partes implicadas: desde nuestro cliente, pasado por autoridades, personajes famosos, prensa, personas anónimas, invitados, vips.

Hemos de conocer quién participará y también quién será el público espectador.

3º-¿Cuándo debemos realizar el evento? (When?)

En la vida hay momentos y momentos. Hemos de elegir el momento correcto para adecuarnos a los objetivos (why?) del mejor modo posible.

Si hacemos una boda en exterior habrá que elegir el mejor clima para el confort de los invitados. Si vamos a hacer una presentación de un producto no sería buena idea hacerlo coincidir con un gran partido de futbol.

4º-¿Dónde se realizará el evento? (Where?)

La elección del lugar es clave para asegurar el éxito del mismo y que acudan los invitados. También el lugar debe estar en consonancia con el ambiente y de las dimensiones que busquemos.

5º-¿En qué debe consistir el evento? (What?)

Teniendo clara la primera pregunta, tendremos clara esta respuesta. El evento debe consistir en lo que cumpla los objetivos y su razón de ser. Pero aun así, habrá que analizar y definir exactamente el programa y sus contenidos para que todo el acto sea coherente.

 

Fuente: http://auladeprotocolo.blogspot.com.es/